МОДЕРНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ КОМПАНИИ В СФЕРЕ РАЗРАБОТКИ И ОБСЛУЖИВАНИЯ ВЕБ-САЙТОВ НА ОСНОВЕ

ВНЕДРЕНИЯ «1С:БУХГАЛТЕРИЯ»

Иванова Г.Р., старший преподаватель

Минибаева К.А., студент

ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ, г. Уфа, Россия

Аннотация. В работе разбирается типичная ситуация в веб-студии: бухгалтерия ведётся отдельно от оперативных систем, из-за чего данные о клиентах и проектах вводятся повторно, а отчётность по рентабельности становится недостоверной. Внедрение «1С:Бухгалтерии» и её связка с системами управления проектами и расчётов с клиентами устраняет такое дублирование. Рассмотрены три модели интеграции, поэтапный план внедрения, типичные риски и ожидаемый организационно-экономический эффект.

Ключевые слова: информационная система, веб-студия, 1С:Бухгалтерия, интеграция данных, автоматизация учёта, модернизация, бизнес-процессы.

Веб-студия относится к малому или среднему ИТ-сегменту. Работа здесь устроена иначе, чем на типовом производстве, и это отражается на её информационной системе (ИС). Большая часть выручки приходит из проектов: каждый заказ ведётся отдельной командой со своим бюджетом и сроками. Параллельно студия сопровождает уже сданные сайты по абонентским договорам и получает регулярные платежи. Сочетание разовых проектов и регулярного потока операций повышает требования к учёту и к согласованности данных между отделами [6].

К этому добавляется небольшой штат: один человек часто совмещает несколько ролей, а загрузка распределяется неравномерно. В таких условиях бухгалтерия часто оторвана от оперативного контура. Менеджеры и руководители проектов работают в одних программах, а первичные документы и отчётность ведутся в другой. В статье показано, как модернизировать ИС веб-студии через внедрение «1С:Бухгалтерии» и связку бухгалтерской подсистемы с уже работающими у студии инструментами управления проектами и расчётов с клиентами.

Информационная система небольшой веб-студии редко проектируется целиком: чаще она складывается стихийно, по мере роста компании. Обычно в ней есть четыре слабо связанных между собой контура. Первый отвечает за работу с клиентами и сделками: обращения, коммерческие предложения, стадии переговоров. Второй, таск-трекер или система управления проектами, ведёт учёт задач, трудозатрат и сроков. Третий, биллинговая или хостинговая панель, обслуживает регулярные платежи за домены и сопровождение. И, наконец, бухгалтерия; её нередко ведут в обособленной программе или вовсе передают на аутсорсинг.

Узкое место здесь в том, что одни и те же сведения о контрагенте, договоре и сроке оплаты вводятся в нескольких системах подряд. Менеджер заводит сделку в одной программе, руководитель проекта учитывает работы в другой, а бухгалтер переносит документы в учётную базу по выгрузкам или сообщениям в мессенджерах. Любой повторный ввод ведёт к расхождениям: суммы в акте и в карточке сделки не сходятся, статус оплаты в биллинге не отвечает данным бухгалтерии, отчётность по рентабельности проектов перестаёт быть достоверной [1].

Другая точка потерь связана с трудоёмкостью регулярных операций. Абонентское обслуживание десятков сайтов означает ежемесячное оформление однотипных счетов, актов и счетов-фактур. При ручной работе они забирают значительную часть времени бухгалтера и менеджеров, не создавая ничего нового. В итоге разрозненный учётный контур бьёт и по достоверности управленческой информации, и по операционным издержкам.

Платформу учёта удобно выбирать по совокупности критериев. Функциональные критерии: полнота регламентированного учёта и соответствие требованиям законодательства. Эксплуатационные: наличие штатных механизмов обмена данными, совокупная стоимость владения, распространённость решения и доступность специалистов на рынке. По этим критериям в качестве учётного ядра выбран продукт «1С:Бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8».

Продукт ведёт регламентированный учёт по требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учёте» и своевременно подтягивает формы отчётности при изменении законодательства. У платформы есть развитые средства обмена данными: типовые планы обмена, веб-сервисы, протокол OData. За счёт этого бухгалтерскую подсистему получается встроить в существующую ИС без полной замены остальных программ [4]. Дополнительно играет роль широкая распространённость платформы в России: легче найти специалистов и обеспечить долгосрочное сопровождение.

Целевая архитектура не сводится к замене всех систем одной программой. Она строится как набор интеграционных связей вокруг бухгалтерского ядра. Система управления сделками остаётся источником данных о клиентах и договорах, система управления проектами отвечает за учёт трудозатрат, биллинговая панель обслуживает регулярные платежи. Задача модернизации в том, чтобы данные передавались между контурами автоматически, а бухгалтерская база работала как единый достоверный источник финансовой информации. Для организации обмена рассматриваются три модели; их сравнение приведено в таблице 1.

Таблица 1. Сравнение моделей интеграции бухгалтерской подсистемы

Для веб-студии с небольшим числом систем разумнее всего интегрироваться через программный интерфейс: это даёт нужную гибкость при умеренной стоимости. Там, где готовый типовой обмен уже есть, его подключают без доработок [3; 4]. Полноценная интеграционная шина для малого предприятия чаще всего избыточна и не окупается.

Этапы проекта внедрения

Проект модернизации удобно разбить на последовательные этапы: это снижает риски и даёт промежуточные результаты. На обследовании фиксируют фактическую схему движения данных, находят точки повторного ввода и составляют требования к обмену. Итогом становится перечень интеграционных сценариев: создание контрагента и договора по выигранной сделке, формирование реализации по закрытому этапу проекта, выставление периодических документов по абонентским договорам [3].

На проектировании определяют состав передаваемых реквизитов, правила сопоставления справочников и регламент обмена (событийный или по расписанию). Отдельно прорабатывают обработку ошибок: при сбое передачи документ не теряется, а попадает в очередь повторной обработки с уведомлением ответственного. На миграции переносят остатки, справочники контрагентов и номенклатуру услуг в новую базу с обязательной выверкой контрольных сумм.

Завершает работу этап опытной эксплуатации. Новая и прежняя схемы учёта работают параллельно, расхождения разбирают и устраняют по ходу. В промышленную эксплуатацию переходят только тогда, когда автоматически сформированные документы оказались достоверными на большом объёме операций. В сопровождение проекта входит обучение сотрудников и подготовка инструкций: организационная неготовность персонала остаётся частой причиной неудачных внедрений [3].

Внедрение сопровождается несколькими типичными рисками. Сопротивление сотрудников снижают ранним вовлечением, обучением и наглядным показом того, что рутины станет меньше. Потерю или искажение данных при миграции страхуют параллельной работой обеих схем и сверкой контрольных показателей перед окончательным переходом. Срыв сроков уменьшают поэтапным внедрением с понятными промежуточными результатами. Остаётся ещё риск чрезмерной зависимости от внешнего подрядчика; его снижают, документируя правила обмена, передавая исходные настройки интеграции и обучая своего сотрудника, который потом сможет сопровождать решение.

Эффект модернизации виден сразу по нескольким направлениям; они сведены в таблицу 2. Прямой результат: сокращение трудозатрат на рутину. Ручное оформление пакета документов по одному абонентскому договору занимает порядка пятнадцати минут. При автоматическом формировании по данным биллинга остаётся только контроль и подтверждение, и время сокращается в разы. На портфеле в несколько десятков регулярных договоров высвобождается заметная доля рабочего времени бухгалтера и менеджеров.

Таблица 2. Ожидаемые эффекты модернизации информационной системы

Второй эффект связан с достоверностью данных и управляемостью. Единый источник финансовой информации снимает расхождения между карточкой сделки, статусом оплаты и бухгалтерским учётом. Появляется возможность нормально посчитать рентабельность отдельных проектов; отсюда уже становятся разумнее и ценообразование, и планирование загрузки команды. Третий эффект: снижение рисков; реже ошибки в первичных документах и реже претензии со стороны контрагентов и контролирующих органов [1; 6].

Главная сложность информационной системы веб-студии не в нехватке программных средств, а в их разрозненности и повторном вводе одних и тех же данных. Внедрение «1С:Бухгалтерии» в роли интегрированного учётного ядра, связанного с системами управления проектами и расчётов с клиентами, убирает дублирование, повышает достоверность финансовой информации и сокращает рутинные трудозатраты. Вместе критерии выбора платформы, сравнение моделей интеграции и поэтапный план внедрения с учётом рисков образуют единую методику модернизации, пригодную для компаний такого профиля.

Литература

1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2017. 544 с.

2. Гартвич А.В. «1С:Бухгалтерия 8» как на ладони. СПб.: БХВ-Петербург, 2020. 240 с.

3. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Управление внедрением информационных систем: учебник. М.: ИНТУИТ; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2018. 224 с.

4. Интеграция «1С:Бухгалтерии» с внешними системами: механизмы обмена данными [Электронный ресурс] // Информационная система 1С:ИТС. URL: https://its.1c.ru (дата обращения: 12.05.2026).

5. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2016. 528 с.

6. Радченко М.Г., Хрусталёва Е.Ю. «1С:Предприятие 8.3». Практическое пособие разработчика. М.: 1С-Паблишинг, 2019. 965 с.